Pieni, mutta ytimekäs Tilintarkastus-Suomi-sanakirja

Tilintarkastajat, nuo talousmaailman pikku saalistajat, jotka mielivaltaisesti härnäävät lippu-lappu-pyynnöillään pahaa aavistamattomia, rehellisiä yrittäjiä. Vai näinköhän se meneekään noin?

Koostimme Sinulle, arvoisa kanssaihminen, helposti ymmärrettävän Tilintarkastus-Suomi-sanakirjan, joka kannattaa panna jo hetimiten kirjanmerkkeihin. Näin voit palata tähän kattavaan tietopakettiin aina tarpeen tullessa. Kyllä kyllä, eipä mitään, ole hyvä vaan. Ilo on meidän puolella.

”Toimittaisitko tilintarkastusaineiston?” Eli lippu vai lappu, kumpi?

Siellä se tilintarkastaja taas inisee jotain sähköpostitse. Eipä hätää, kaiken järjen mukaan kirjanpitäjältäsi löytyy kokonaisuudessaan nämä kaikki dokumentit, koska hän on tarvinnut ne jo tilinpäätöksen tekemiseen.

Joten ei muuta kuin helpoimman kautta: pyydä kirjanpitäjääsi lisäämään tunnukset meille teidän sähköiseen ohjelmaan, jossa taloushallinto on hoidettu. Toimita kirjanpitäjällesi sen jälkeen vielä linkki tähän listaan, jotta hän osaa toimittaa meille muut dokumentit, joita ohjelmistosta ei löydy. Kätevää, eikö?

Vinkkinä vielä sen verran, että jos käytät modernia taloushallinto-ohjelmistoa, niissä on monesti jo sisäänrakennettu mahdollisuus tallentaa dokumentteja. Ihannetilanteessa kaikki nämä dokumentit löytyvät jo valmiiksi taloushallinto-ohjelmistosta, eikä sinun tarvitse toimittaa dokumentin dokumenttia. Psst. Helpottaa muuten omaakin elämää, kun kaikki dokumentit on koottu yhteen softaan, eikä niitä paperilappusia tarvitse jälkikäteen etsiskellä. Vink vink.

Jos kuitenkin kiinnostelee tietää, mitä siellä tilintarkastuksessa tarkastetaan ja mitä se tilintarkastaja on vailla, niin jatka ihmeessä lukemista. Ja jos sen jälkeen vielä joku mietityttää tai ihmetyttää, niin soittelepa meille. Autamme oikein mielellämme!

Kirjanpito:

Tässä kohtaa voisi todeta, että jos kirjanpitoa ei vielä tehdä kokonaan sähköisesti, niin olisi jo korkea aika siirtyä sähköiseen taloushallintoon. Helpottaa nimittäin kaikkien elämää, kun kaikki aineisto löytyy yhdestä samasta paikasta. Ja näin kukaan ei enää kysele lippulappusten perään, kun ne kerran löytyvät suoraan ohjelmasta.

• Tilikauden tositteet, päivä- ja pääkirja.
  Suomeksi sanottuna tämä tarkoittaa pääsyä sähköiseen ohjelmistoon, jossa kirjanpito on tehty. Jos kirjanpitoa tehdään paperilla, päivä- ja pääkirjan sekä tositteiden toimittaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että kirjanpito-ohjelmasta otetaan tulosteet kirjauksista, joita kirjanpitoon on tehty sekä alkuperäiset kirjanpitoon liittyvät dokumentit (laskut, kuitit, jne). Onneksi nykyään kaikki tämä on sähköisenä ohjelmistossa, joten tämä on hoidettu ihan vain sillä, että kirjanpitäjä avaa meille tunnukset ohjelmistoonne. Ta-daa.
• Tilinpäätös ja erittelyt allekirjoitettuna ja päivättynä.
  Nämä löytyvät yleensä suoraan sähköisestä kirjanpito-ohjelmasta allekirjoitettuna. Vaihtoehtoisesti nämä on voitu myös allekirjoittaa paperilla tai sähköisessä muodossa. Elleivät nämä ole sähköisessä kirjanpito-ohjelmassa, nämä löytyvät kirjanpitäjältä. Eli soitto sinne ja homma hoituu.
• Varastoinventaari (eriteltynä tuotteittain ja kappaleittain) allekirjoitettuna ja päivättynä.
  Eipä hätää tämänkään kanssa, kirjanpitäjä on varmasti kysynyt tilinpäätöstä varten varaston tilanteen ja olet sen inventaarilistan jo hänelle toimittanutkin. Eikö? Tämä tarkoittaa lyhykäisyydessään sitä, mitä tavaraa varastossa on ollut tilinpäätöshetkellä ja mikä sen arvo on ollut. Siihen sitten päivämäärä ja allekirjoitus mukaan, niin homma kunnossa.
• Tilikohtainen tuloslaskelma ja tase.
  Tämäkin löytyy suoraan sieltä kirjanpito-ohjelmasta ja hoituu, kun vain avaatte tunnukset meille ohjelmaan. 
• Myynti- ja ostoreskontran luettelo laskuittain, jos ei näy tase-erittelyissä.
  Myös nämä löytyvät sähköisestä ohjelmistosta. Tunnukset meille ja tämä kohta check! Alat varmaan pikkuhiljaa jo huomata sähköisen taloushallinnon edut…?
• Oma-aloitteisten verojen ilmoitukset (alv ja työnantajasuoritukset).
  Nämä löytyvät OmaVerosta, www.omavero.fi. Kirjanpitäjä saa nämä napattua näppärästi pdf-muotoon ja tallennettua kirjanpito-ohjelman arkistoon tai nämä voi toki toimittaa myös sähköpostilla. Mutta älä herran tähen faxilla laita, tule mielummin käymään niin juodaan kahvit. Annamme samalla vinkkejä sähköisen taloushallinnon käyttöönotosta. 
• Seuraavan tilikauden tositteet ja tiliotteet vähintään 1 kk ajalta.
  Tältäkin osin kaikki löytyy sieltä taloushallinto-ohjelmistosta, aiemmin mainitut tunnukset kuntoon, niin tsekkaamme nämä sieltä. Tämä meinaa siis sitä, että tilintarkastaja perehtyy myös tilikauden vaihtumisen jälkeisiin kirjanpidon tapahtumiin ja haluaa sen tähden nähdä nekin tositteet ja tiliotteet.

Hallinto:

• Saldotodistukset pankkitileistä ja lainoista sekä mahdollinen vastuuerittely (jos lainaa).
  Tämä on pankilta saatava todistus yrityksen tilien saldoista, sijoituksista ja vastuista eli lainoista. Samassa dokumentissa näkyy yleensä myös yrityksen antamat takaukset ja panttaukset. Tämän saa pankista, mutta muistathan, että kirjanpitäjä on tämän tarvinnut jo tilinpäätöksen tekemiseen, joten sieltä löytyy. Parhaassa tapauksessa tämä on tallennettu sinne sähköisen taloushallinto-ohjelmiston dokumenttiarkistoon, niin eipä tarvitse erikseen toimittaa tätäkään…
• Urakkatakaukset yms.
  Yleensä urakkatakaukset ja muut vastaavat takaukset ovat pankkitakauksia ja nämä löytyvät pankin saldotodistuksista. Eli katso vielä tuo ylempi kohta.
• Annetut vakuudet (vakuuserittely tai panttiluettelo) ja muut mahdolliset vastuut, esim. leasing, vuokravastuu (omasta ja muiden puolesta) sekä näihin liittyvät sopimukset.
  Tämä tarkoittaa esimerkiksi pitkäaikaisia vuokrasopimuksia tai muita vastaavia sopimuksia, joissa yritys on sitoutunut maksamaan tiettyjä maksuja pidemmän aikaa (leasingsopimukset, osamaksusopimukset ja pitkäaikaiset vuokrasopimukset.) Annetut vakuudet tarkoittavat esimerkiksi lainojen vakuudeksi pantattuja kiinteistöjä, pankkitakauksia tms. Apropoo! Tämäkin dokumentaatio on jo tilinpäätösvaiheessa kaivettu esiin, elikkäs kirjanpitäjältä löytyy. Ja taas kerran: ihannetilanteessa kirjanpitäjä tallentaa tämän sähköisen kirjanpito-ohjelman dokumenttiarkistoon, jolloin tätäkään ei tarvitse erikseen toimittaa. Huh. Monettakohan kertaa tuli mainittua? 
• Merkittävät sopimukset ja kauppakirjat.
  Tämä tarkoittaa tilikauden aikana tehtyjä merkittäviä kauppoja tai sopimuksia. Tyypillisesti silloin, jos on ostettu tai myyty osakehuoneisto, kiinteistö tms. Näistä olisi hyvä toimittaa tilintarkastajalle kauppakirjat.  
• Vakuutuskirjat.
  Tilintarkastajan tehtävä on arvioida toimintaan liittyviä riskejä ja sen vuoksi toimintaan liittyvät vakuutukset mm. vastuuvakuutus yms vakuutuskirjat tarvitaan tarkastuksen tueksi, jotta tilintarkastaja voi todeta johdon huolehtivan riskien hallinnasta. Ja tietenkin huolehtii.
• Tiedossa olevat merkittävät reklamaatiot tai riita-asiat.
  Jokaista reklamaatiota ei tietenkään tarvitse raportoida, mutta jos on odotettavissa, että korvausvaade voi olla suuruusluokaltaan yli 5000 euroa, niin silloin tilintarkastajan tulee huomioida nämä. 
• Verotuspäätös ja veroilmoitus edelliseltä verovuodelta sekä kiinteistöveropäätös.
  Todennäköisesti tämä löytyy sinulta jostakin mapin uumenista, mutta tämän saa helposti tulostettua OmaVerosta. Yleensä tämän kirjanpitäjä toimittaakin tilintarkastajalle ihan auto ja maattisesti. 
• Omaveron yhteenveto ainakin tilinpäätöskuukaudelta ja kahdelta sitä seuraavalta kuukaudelta.
  Kuten edellisenkin kohdan asiat, nämä löytyvät OmaVerosta ja saat ne sieltä tulostettua. Nämäkin se kirjanpitäjä yleensä toimittaa meille ihan oma-aloitteisesti. On sillein ollut tapana, mutta hyvä muistuttaa. 
• Pöytäkirjat koko tilikaudelta (yhtiökokoukset ja hallituksen kokoukset).
  Tämä tarkoittaa ihan niitä kaikkia yhtiön kokouksia. Eli varsinaisen yhtiökokouksen lisäksi tarvitaan myös ylimääräisten yhtiökokouksien sekä hallitusten kokouksien pöytäkirjat. Nämäkin kannattaa tallentaa suoraan taloushallinto-ohjelmiston dokumenttiarkistoon, jos ohjelmassa sellainen on käytössä. Tämä oli nyt jo vähintäänkin kuudes maininta dokumenttiarkistosta. Ja se nimittäin on mainitsemisen arvoinen, tutustu ihmeessä. 

Palkkahallinto:

• Palkkojen yhteenveto tulorekisteristä tilikauden ajalta (lomake 600).
  Tämän voi pyytää palkanlaskijalta tai tulostaa itse tulorekisteri.fi. Suoraviivaista.
• Lomapalkkavelkalaskelma henkilöittäin.
  Jos palkat lasketaan samassa ohjelmassa, jossa tehdään kirjanpito, tämä löytyy yleensä sieltä valmiina, jolloin sitä ei tarvitse erikseen toimittaa. Mikäli näin ei ole, tämän saa tulostettua palkkaohjelmasta. Tällöin palkkoja laskenut henkilö pystyy tämän toimittamaan aivan nou problem.

Edellisten lisäksi vielä:

(Tämä siis vain jos tarkastamme ensimmäistä kertaa)

• Edellinen allekirjoitettu tilinpäätös
• Edellinen tilintarkastuskertomus ja muut mahdolliset tilintarkastajan raportit
• Yhtiökokouksen pöytäkirja tilintarkastajan valinnasta (tilintarkastaja ja varatarkastaja)

Lisäksi tarvitsemme tilintarkastuksen toimeksiantokirjeen ja johdon vahvistuskirjeen, mutta hetkinen seis!!! Ne me hoidetaan teidän puolestanne! Toimeksiantokirjeen laitamme sähköisesti allekirjoitettavaksi heti yhteistyön alkaessa ja vahvistuskirjeen sitten ennen kuin annamme tilintarkastuskertomuksen. 

Että sillä lailla. Jäikö kysyttävää? Aivan varmasti. Vaikeasta termistöstä huolimatta nämä ovat kaikki asioita, jotka saadaan aivan varmasti hoidettua myös teidän yrityksen osalta. Säästetään itku ja hammasten kiristys muihin hommin.

Annathan siis meidän auttaa?

Lisätietoja tilintarkastuksesta saat toimitusjohtajaltamme Janne Virtaselta, janne.virtanen@etilintarkastus.fi tai 040 558 4109. Voit myös jättää soittopyynnön tai yhteydenottopyynnön. Eiköhän tehdä sinunkin yrityksesi tilintarkastuksesta kaikille hyödyllisempi kokemus?

MUISTILISTA:

Kirjanpito:

• Tilikauden tositteet, päivä- ja pääkirja
• Tilinpäätös ja erittelyt allekirjoitettuna ja päivättynä
• Varastoinventaari (eriteltynä tuotteittain ja kappaleittain) allekirjoitettuna ja päivättynä
• Tilikohtainen tuloslaskelma ja tase
• Myynti- ja ostoreskontran luettelo laskuittain, jos ei näy tase-erittelyissä
• Oma-aloitteisten verojen ilmoitukset (alv ja työnantajasuoritukset)
• Seuraavan tilikauden tositteet ja tiliotteet vähintään 1 kk ajalta

Hallinto:

• Saldotodistukset pankkitileistä ja lainoista sekä mahdollinen vastuuerittely (jos lainaa).
• Urakkatakaukset yms.
• Annetut vakuudet (vakuuserittely tai panttiluettelo) ja muut mahdolliset vastuut, esim. leasing, vuokravastuu (omasta ja muiden puolesta) sekä näihin liittyvät sopimukset
• Merkittävät sopimukset ja kauppakirjat
• Vakuutuskirjat
• Tiedossa olevat merkittävät reklamaatiot tai riita-asiat
• Verotuspäätös ja veroilmoitus edelliseltä verovuodelta sekä kiinteistöveropäätös
• Omaveron yhteenveto ainakin tilinpäätöskuukaudelta ja kahdelta sitä seuraavalta kuukaudelta
• Pöytäkirjat koko tilikaudelta (yhtiökokoukset ja hallituksen kokoukset)

Palkkahallinto:

• Palkkojen yhteenveto tulorekisteristä tilikauden ajalta (lomake 600)
• Lomapalkkavelkalaskelma henkilöittäin

Lisäksi:

• Edellinen allekirjoitettu tilinpäätös
• Edellinen tilintarkastuskertomus ja muut mahdolliset tilintarkastajan raportit
• Yhtiökokouksen pöytäkirja tilintarkastajan valinnasta (tilintarkastaja ja varatarkastaja)
• Tilintarkastuksen toimeksiantokirje ja johdon vahvistuskirje